“Servizi integrati di consulenza, compliance, formazione e supporto per Scuole ed Enti Pubblici.”
La consulenza diventa un servizio continuativo, organizzato e sempre accessibile
Compliance “Amministrazione Trasparente” e assistenza specialistica al RUP
Gestire correttamente gli obblighi di trasparenza e gli adempimenti connessi ai contratti pubblici richiede oggi molto più della semplice pubblicazione di documenti sul sito istituzionale.
Occorre sapere cosa pubblicare, dove pubblicarlo, quando aggiornarlo, per quanto tempo mantenerlo disponibile, quali dati oscurare e come documentare le verifiche effettuate.
Per questo Cer.Med. ha sviluppato un servizio dedicato alle Istituzioni scolastiche e alle Pubbliche Amministrazioni, pensato per affiancare concretamente Dirigenti, DSGA, RUP e uffici amministrativi nella gestione quotidiana degli adempimenti.
Non un intervento occasionale, ma un vero e proprio presidio continuativo di compliance, che integra verifica periodica, assistenza specialistica, aggiornamento normativo, strumenti operativi e supporto documentale.
A completare il servizio c’è CerMedPortale, lo spazio digitale riservato attraverso il quale l’Ente può accedere alla propria documentazione, alla modulistica, ai manuali operativi, alle linee guida e ai materiali predisposti per supportare concretamente il lavoro degli uffici.
Un presidio continuativo, non un controllo occasionale!
La conformità dell’area “Amministrazione Trasparente” non può essere verificata soltanto in prossimità di una scadenza o in occasione di un controllo.
La presenza di un documento online, infatti, non è di per sé sufficiente a garantire il corretto adempimento.
È necessario verificare che il contenuto sia collocato nella sezione corretta, completo, aggiornato, tempestivo, leggibile, accessibile, coerente con l’atto originale e conforme ai principi di protezione dei dati personali.
Il servizio Cer.Med. Scuola PA nasce proprio con questa finalità: affiancare l’Amministrazione durante tutto l’anno, individuando tempestivamente omissioni, pubblicazioni incomplete, contenuti scaduti, criticità documentali o necessità di aggiornamento.
L’attività viene svolta tenendo conto della normativa vigente, delle indicazioni ANAC e dell’evoluzione degli obblighi di pubblicazione connessi anche ai contratti pubblici.
Come funziona il servizio:
Il servizio si sviluppa attraverso un ciclo strutturato di attività che consente all’Ente di conoscere in ogni momento lo stato della propria area “Amministrazione Trasparente” e le eventuali azioni da intraprendere.
Audit iniziale
All’avvio dell’incarico viene effettuata una ricognizione dell’area “Amministrazione Trasparente” dell’Ente.
La verifica consente di analizzare la struttura esistente, individuare le sottosezioni presenti, rilevare eventuali carenze e definire le priorità di intervento.
L’Ente dispone così di un primo quadro organizzato delle principali criticità e delle attività necessarie per migliorare progressivamente il livello di conformità.
Controlli periodici bimestrali
Il servizio prevede sei cicli di verifica per ogni anno contrattuale.
I controlli riguardano l’alberatura dell’area, i dati e i documenti pubblicati e vengono sviluppati tenendo conto della natura dei singoli obblighi e delle aree maggiormente esposte.
L’obiettivo non è soltanto rilevare ciò che manca, ma verificare anche ciò che è presente e potrebbe risultare non aggiornato, collocato in modo non corretto, non più pertinente oppure eccedente rispetto alle finalità della pubblicazione.
Report operativo dopo ogni verifica
A seguito delle attività di controllo viene predisposto un report che consente agli uffici di comprendere immediatamente:
cosa è stato verificato, quali criticità sono state riscontrate, quale livello di priorità è stato attribuito e quale intervento è opportuno effettuare.
Le indicazioni possono riguardare documenti da pubblicare, aggiornare, integrare, ricollocare o rimuovere.
Il report diventa così uno strumento operativo per organizzare gli interventi e documentare le attività di controllo effettuate.
Monitoraggio delle azioni
Le anomalie e gli interventi individuati non vengono semplicemente segnalati.
Cer.Med. mantiene un quadro riepilogativo delle azioni e, nei cicli successivi di verifica, controlla lo stato degli adeguamenti effettuati.
Il servizio assume quindi una logica di monitoraggio progressivo, finalizzata alla riduzione delle criticità e al miglioramento continuo dell’area.
Assistenza specialistica al RUP
Il servizio comprende anche un supporto dedicato al Responsabile Unico del Progetto per le problematiche connesse agli obblighi di pubblicità, trasparenza e gestione documentale delle procedure di affidamento e dei contratti pubblici.
Il RUP e gli uffici possono richiedere assistenza per interpretare correttamente gli adempimenti applicabili, verificare le modalità di pubblicazione e ricevere indicazioni operative in relazione alla documentazione della procedura.
L’attività tiene conto del D.Lgs. 31 marzo 2023, n. 36, delle disposizioni in materia di digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici e delle indicazioni ANAC applicabili.
In questo modo il servizio di compliance dell’area “Amministrazione Trasparente” e l’assistenza al RUP vengono gestiti secondo una logica integrata, particolarmente utile negli ambiti nei quali contratti pubblici, pubblicità legale, trasparenza e protezione dei dati personali devono necessariamente essere coordinati.
CerMedPortale: il tuo spazio digitale riservato
Il servizio professionale è affiancato da CerMedPortale, raggiungibile all’indirizzo www.cermedportale.it
Ogni Ente dispone di credenziali personali per accedere a uno spazio riservato organizzato per cartelle e aree tematiche.
Il Portale non sostituisce il rapporto con i consulenti Cer.Med.: lo rende più semplice, ordinato e continuativo.
All’interno dello spazio personale l’Ente può trovare la documentazione predisposta nell’ambito del servizio e un patrimonio operativo composto da circa 300 file, suddivisi tra modelli, linee guida, manuali applicativi e strumenti di supporto.
L’obiettivo è mettere a disposizione degli uffici una vera e propria cassetta degli attrezzi amministrativa, immediatamente accessibile quando occorre affrontare un adempimento o predisporre un documento.
Circa 300 strumenti operativi a disposizione dell’Ente
All’interno dell’area riservata sono organizzati materiali destinati a supportare concretamente l’attività amministrativa.
Modulistica operativa
Modelli predisposti per agevolare la redazione e la gestione degli atti connessi alle attività oggetto del servizio.
L’utilizzo di una modulistica strutturata consente agli uffici di ridurre i tempi di predisposizione dei documenti e di partire da schemi già organizzati secondo le principali esigenze operative delle Pubbliche Amministrazioni e delle Istituzioni scolastiche.
Linee guida operative
Documenti sintetici e di immediata consultazione pensati per trasformare le disposizioni normative in indicazioni concretamente applicabili.
Le linee guida accompagnano l’utente nell’individuazione delle attività da svolgere, dei documenti da predisporre e delle principali attenzioni da adottare.
Manuali applicativi
Materiali di approfondimento destinati a Dirigenti, DSGA, RUP e personale amministrativo.
I manuali affrontano gli adempimenti secondo un approccio operativo, con particolare attenzione alla loro applicazione concreta nell’organizzazione dell’Ente.
Un repository dedicato alla tua Amministrazione
CerMedPortale comprende anche uno spazio documentale riservato nel quale vengono messi a disposizione i materiali predisposti specificamente per il cliente.
Report, verifiche, documenti operativi e ulteriori elaborati possono essere organizzati all’interno dell’area personale dell’Ente, riducendo la dispersione delle informazioni e rendendo più semplice il reperimento della documentazione.
Ogni volta che Cer.Med. carica nell’area riservata un nuovo documento riferito all’Ente, il sistema può inviare un messaggio di alert all’indirizzo e-mail istituzionale, informando l’utente della disponibilità del nuovo contenuto.
In questo modo non è necessario controllare continuamente il Portale: è il sistema a segnalare la presenza di nuovi documenti.
Assistenza quando serve
La consulenza non termina con il controllo periodico.
Cer.Med. mette a disposizione specifici canali dedicati attraverso i quali il cliente può richiedere chiarimenti e assistenza.
All’interno di CerMedPortale è inoltre presente una specifica area di assistenza clienti, attraverso la quale possono essere inoltrate richieste di consulenza rapida.
Dalla verifica alla soluzione operativa
Il valore del servizio Cer.Med. non consiste semplicemente nell’indicare che qualcosa manca.
L’obiettivo è accompagnare l’Ente attraverso un processo strutturato:
VERIFICARE → INDIVIDUARE → SEGNALARE → SUPPORTARE → MONITORARE
Verificare, attraverso i controlli periodici.
Individuare, rilevando criticità, carenze e priorità.
Segnalare, mediante report chiari e documentati.
Supportare, attraverso consulenza specialistica e strumenti operativi.
Monitorare, verificando nei controlli successivi lo stato delle azioni intraprese.
È questa continuità che trasforma un semplice controllo dell’area “Amministrazione Trasparente” in un vero servizio di compliance amministrativa.
Più ordine per gli uffici, maggiore presidio per l’Amministrazione
Un sistema organizzato di verifica e assistenza consente all’Ente di affrontare gli adempimenti con maggiore consapevolezza e ridurre le principali criticità operative.
Il servizio è progettato per contribuire a prevenire omissioni, ritardi, duplicazioni, contenuti non aggiornati, pubblicazioni non pertinenti e diffusione di dati eccedenti.
Allo stesso tempo, permette di mantenere una traccia documentale delle verifiche effettuate e delle azioni intraprese, aspetto particolarmente importante nell’ambito dei sistemi di controllo interno e delle attività di monitoraggio.
Professionisti al fianco della tua Amministrazione
Il servizio viene coordinato da professionisti dell’area legale con esperienza nella consulenza alle Pubbliche Amministrazioni, nella trasparenza amministrativa, nella prevenzione della corruzione, nei contratti pubblici e nella protezione dei dati personali.
Non un semplice portale. Un sistema di assistenza.
CerMedPortale non nasce per aggiungere un altro software agli strumenti già utilizzati dall’Amministrazione.
Nasce per creare un punto di collegamento stabile tra l’Ente e il servizio Cer.Med. Scuole PA
Un unico spazio nel quale trovare documenti, modulistica, manuali, linee guida, report e strumenti operativi, mantenendo contemporaneamente un contatto diretto con i professionisti incaricati dell’assistenza.
Un presidio continuativo.
Un supporto specialistico.
Uno spazio digitale dedicato.
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